Je suis navré(e) pour cette annulation de dernière minute mais des circonstances imprévues m'empêchent de me rendre à cet événement. Je tenais à exprimer toute ma compréhension envers les désagréments que cela pourrait causer et je m'excuse sincèrement pour toute gêne occasionnée. J'espère que vous pourrez trouver une solution de remplacement et je reste à votre disposition pour de plus amples informations ou pour éventuellement reprogrammer cette rencontre dès que cela me sera possible. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.
La procédure pour annoncer l’annulation d’un projet.
Cher(e) [Nom de lorganisateur],
Jespère que cette lettre vous trouve en bonne santé. Je tiens à vous informer malheureusement que nous sommes dans lobligation dannuler la manifestation prévue pour le [Date prévue de lévénement]. Cette décision a été prise après mûre réflexion et nous comprenons limpact quelle peut avoir sur lensemble des participants et sur vous en tant quorganisateur.
Les raisons de cette annulation sont [expliquez les raisons de lannulation de manière transparente]. Nous sommes conscients des désagréments que cette décision peut causer, et nous comprenons parfaitement si cela vous déçoit. Veuillez accepter nos plus sincères excuses pour tout inconvénient que cela pourrait vous causer.
Nous avons essayé de trouver une alternative en reportant la date de lévénement, mais malheureusement nous navons pas été en mesure de trouver une solution qui puisse satisfaire toutes les parties concernées. Nous tenons à vous assurer que nous avons étudié toutes les options possibles avant de prendre cette décision.
Nous sommes conscients des conséquences de cette annulation et nous nous engageons à prendre toutes les mesures nécessaires pour minimiser les impacts négatifs sur les participants, les sponsors et vous en tant quorganisateur. Nous souhaitons vous offrir notre entière collaboration dans la gestion de cette situation, et nous sommes prêts à discuter de tout besoin supplémentaire que vous pourriez avoir.
Nous nous engageons également à vous tenir informé(e) de toute nouvelle date possible pour cet événement dès que cela sera décidé. Nous avons à cœur de maintenir notre collaboration avec vous et de permettre à cet événement davoir lieu dans les meilleures conditions possibles.
Nous vous remercions de votre compréhension et nous tenons à vous assurer que cette décision na pas été prise à la légère. Nous sommes persuadés que vous comprendrez les raisons qui nous ont poussé à annuler cet événement. Si vous avez des questions ou des préoccupations, nhésitez pas à nous contacter. Nous sommes là pour vous aider.
Cordialement,
[Votre nom]
Les formules pour offrir une alternative en cas d’annulation
- Option de remboursement complet
- Crédit- voyage pour une utilisation ultérieure
- Choix de reprogrammer la réservation
- Échanger la réservation contre un autre service
- Transférer la réservation à une autre personne
- Remplacement de la réservation par un bon d’achat
- Obtenir un avoir valable pour d’autres offres
- Politique d’annulation flexible
- Possibilité de modifier la date de réservation
- Remise partielle en cas d’annulation
Cher(e) client(e), nous comprenons que des circonstances imprévues peuvent parfois entraîner l’annulation d’un engagement. Dans des cas tout à fait exceptionnels, comme celui-ci, nous acceptons cette annulation étant donné les circonstances indépendantes de votre volonté. Cependant, nous espérons qu’à l’avenir vous pourrez respecter vos engagements. Veuillez agréer nos salutations distinguées.
Quelles mesures prendre en cas d’annulation ?
Cher [Nom du destinataire],
Nous avons récemment pris connaissance de votre demande dannulation de notre événement prévu pour le [date]. Nous comprenons parfaitement que des circonstances imprévues peuvent parfois nécessiter lannulation dun engagement. Bien que cela soit exceptionnel, nous acceptons votre demande dannulation, étant donné les circonstances indépendantes de votre volonté.
Il est important de souligner que nous prenons très au sérieux les obligations contractuelles et lengagement envers nos participants. Cependant, nous comprenons les imprévus et nous sommes prêts à agir de manière flexible et compréhensive.
Nous vous rappelons que toute annulation dévénement peut entraîner des perturbations au niveau logistique, financier et organisationnel. Cependant, nous sommes prêts à collaborer avec vous pour minimiser ces conséquences autant que possible.
Nous espérons sincèrement que vous pourrez, à lavenir, respecter vos engagements et participer à nos futurs événements. Votre présence est précieuse et nous serions ravis de vous compter parmi nous lors de nos prochaines manifestations.
Veuillez agréer, [Madame/Monsieur/Nom], nos salutations distinguées.
Cordialement,
[Votre nom]
[Votre titre / association / entreprise]
23 décembre 2020.
Sumber: Lettre type d’acceptation d’une annulation de commande
Conclusion
Je vous présente mes excuses les plus sincères pour cette annulation de dernière minute et je comprends les éventuels désagréments que cela pourrait causer. J'espère que vous comprendrez que des circonstances imprévues m'empêchent de me rendre à cet événement. Je vous prie donc de considérer cette lettre comme une annulation officielle de ma participation. Je m'engage à vous contacter prochainement afin de convenir d'une nouvelle date pour cette réunion/ce rendez-vous. Encore une fois, je vous prie de bien vouloir accepter mes excuses et je suis certain(e) que nous trouverons une solution alternative rapidement. Je reste à votre disposition pour toute information complémentaire.